Hoe online vergaderen zonder valkuilen?

Om de twee weken deel ik met jou graag een korte gedachte over de 8 pijlers die de basis vormen van inspirerend leiderschap. Zo had ik het de voorbije maanden onder anderen al over nederigheid, hoop, menselijkheid en klaarheid. In mijn coaching- en training programma's “Inspirerend leidinggeven” komt ook communicatie aan bod.

Nu we telewerken en remote vergaderen, is impactvol communiceren extra uitdagend geworden. Daarom leek het me interessant om eerst een zijstapje te maken, en een aantal tips met jullie te delen waarmee je de typische valkuilen van online meetings vermijdt. Met deze “good practices” laat je minder aan het toeval over, en verloopt je volgende videoconferentie vlotter, zodat jij je kunt focussen op de inhoud.

“Het lijkt me interessant – sorry, ga door … Ok, nee wat ik dacht was – wat? … Beter zo? Dus – Nee, zeg jij maar eerst. – Nee niet jij, hij. “

Anoniem, online meeting deelnemer.

En eerst was er koffie.

Ik las ergens, dat wie inlogt op een videoconferentie wanneer ze start, eigenlijk te laat is. Dat het essentieel is elkaar te kunnen zien en horen wist je zelf ook wel. Net daarom is het slim om je sessie al 10’ voor de aanvang te openen. Doe gewoon even een informeel rondje met een koffie erbij. Zo weet je niet alleen dat technisch alles werkt, het helpt ook om de fysieke afstand te overbruggen. Even opnieuw als mens connecteren, een beetje dichter bij elkaar komen, om dan verbonden te vergaderen. Organiseer misschien ook eens een virtuele “after work drinks”, het helpt om mensen betrokken te houden, en het is tegelijk een manier om medewerkers vertrouwd te maken met een nieuwe vergadertool, zonder stress.

Stilte in de zaal.

Ook in een druk café met veel omgevingslawaai, zijn we in staat om ons te focussen op wat iemand in het gezelschap vertelt. We filteren ongewenste geluiden gedeeltelijk weg door ons hoofd te draaien, de hersenen doen wel de rest. In online calls lukt dit quasi niet. “Microfoon uit”, wanneer je niet praat, is een prima optie. Het lijkt voor de hand liggend, en toch wordt het vaak vergeten. Iemand van zijn glas horen drinken is hooguit ergerlijk, een continue blaffende hond is ronduit storend. Een ongepaste opmerking terwijl de micro aan stond? Dat is meer dan pijnlijk. Micro-discipline dus, zo gaat alle aandacht onverdeeld naar de spreker, en komt zijn boodschap misschien wel beter over dan dat in een fysieke vergadering het geval zou zijn.

I C U

En “you see me.” Een beeld zegt meer dan duizend woorden, dat heb je hoogstwaarschijnlijk al duizendmaal gehoord. Dit keer gaat het echter wel om jouw beeld. Om impactvol te communiceren zie je er niet alleen netjes uit, je straalt ook positiviteit uit. Kijk kritisch naar jezelf voor je je camera deelt. Verzorg je image! Te weinig licht geeft een groezelige indruk. Werp ook eens een blik over je schouder. Niet alles in je bureau of woonkamer wil je delen met de collega’s. Dit is echt gebeurd! Ik volgde enkele weken geleden een videoconference met meerdere mensen en zag iemand rechtstaan terwijl hij vergeten was... een broek aan te doen. Bon, de meeste apps laten vandaag gelukkig ook toe om die achtergrond te vervangen door een foto of video. Zelf raad ik organisaties aan om een neutrale bedrijfsachtergrond te verdelen onder de medewerkers. Dat oogt niet alleen goed wanneer ze hem gebruiken, ze beschermen er ook hun privacy mee. En nog een tip, het loont de moeite de rechthoekjes met de deelnemers eens aandachtig te bekijken. Nooit eerder had je de kans om hun gelaat en uitdrukking in full close-up te bestuderen. Het is een unieke gelegenheid om van nabij te zien of ze echt betrokken zijn. Staat hun camera af en staat er alleen een foto? Stel je dan de vraag of ze wel echt aanwezig zijn, en niet gewoon “erbij.”

Meer zwijgen, zien, en voldoende horen.

Meetings die monologen worden hebben weinig impact. De inbreng van iedereen bepaalt het succes van de bijeenkomst. Wanneer we fysiek bij elkaar zitten, geeft iemands lichaamstaal vaak al aan of hij of zij iets wil zeggen. Online gaat deze aanwijzing makkelijk verloren. Er zit ook altijd een kleine vertraging op het geluid, waardoor het gauw lijkt alsof je elkaar in de rede valt. Kortere zinnen gebruiken en ruimere pauzes laten, zo geef je meer gelegenheid tot interactie. Vraag nog meer dan anders, of iemand wat wil toevoegen. De hand opsteken om het woord te vragen? Het lijkt een beetje schools, maar in een virtuele omgeving is het een nuttig gebruik. De meeste applicaties hebben er een handig knopje voor. Geloof me, het helpt om betrokkenheid te creëren.

Modereer, inspireer en leid.

Je camera is ook jouw connectie met je team. Kijk ze in de ogen, kijk in je camera! Alleen zo kan je je boodschap impactvol overbrengen. Zorg voor dialoog en inspireer. Dat doe je door de juiste vragen te stellen, maar ook door de juiste beelden te tonen. Deel je scherm en animeer de vergadering met passende dynamische PPT- slides. Houd online meetings kort en zet de topics en thema’s waar iedereen bij betrokken is bovenaan de agenda. Als leidinggevende modereer en leid je de discussies. Iemand aankijken om hem het woord te geven is onmogelijk in een virtuele omgeving, noem dus duidelijk een naam. Leer iedereen efficiënt werken met de chat functie. Berichtjes van het team kunnen je helpen bepalen wie, en op welk moment in het overleg, het woord krijgt. Bovenal, zorg voor dynamiek. Wees een inspirerende leider.

Vond je deze praktische tips interessant en wil je nu ook graag meer weten over hoe echt impactvol te communiceren? Neem dan gerust contact op met ons en vraag een vrijblijvend (online) kennismakingsgesprek. We kunnen dan meteen in de praktijk brengen wat ik net met je deelde.

Impactvolle groet,

Frank